Vedtægter
Vedtaget 22. november 2023.§1
Navn og tilhørsforhold
Stk. 1
Foreningens navn er Mat/Fys-Tutorforeningen.
Stk. 2
Foreningens hjemsted er på Aarhus Faculty of Natural Sciences, Aarhus Universitet.
§2
Formål
Stk. 1
At afholde introduktion, jf. Stk. 2, for nye studerende på bacheloruddannelserne under:
- Institut for Matematik
- Institut for Fysik og Astronomi
- Institut for Datalogi
- Interdiciplinary Nanoscience Center
med undtagelse af bacheloruddannelsen i IT produktudvikling.
Stk. 2
Denne introduktion omfatter blandt andet:
- Introduktion til studiet.
- Introduktion til studievaner og det at studere på universitetet.
- At hjælpe de nye studerende med at blive integrerede i det sociale miljø på studiet.
§3
Medlemmer
Stk. 1
Alle studerende ved de i Stk. 1, §2 nævnte institutter og centre kan søge om optagelse i foreningen.
Stk. 2
Alle ansøgere, jf. Stk. 1, optages som udgangspunkt som medlem af foreningen. Bestyrelsen kan afvise en ansøgning fra et tidligere medlem af foreningen, hvis dette vurderes nødvendigt ud fra dennes tidligere uhensigtsmæssige ageren som tutor. En sådan afvisning skal begrundes skriftligt, og ansøgeren skal tilbydes partshøring i beslutningen.
Stk. 3
Foreningens medlemmer forventes at overholde de i §4 opstillede regler, samt yderligere retningslinjer udstukket af den siddende bestyrelse.
Stk. 4
Et kvalificeret flertal på 2/3 af bestyrelsen kan ekskludere et medlem af foreningen, hvis dette ikke overholder de i Stk. 3 angivne regler, eller hvis bestyrelsesflertallet vurderer det nødvendigt.
Stk. 5
Medlemskab af foreningen ophører senest efter næstkommende ordinære generalforsamling.
Stk. 6
Kun medlemmer af foreningen er stemmeberettiget til generalforsamlinger.
§4
Regler for medlemmer
Stk. 1
Medlemmer skal deltage aktivt i de arbejdsgrupper, de indgår i.
Stk. 2
Medlemmer skal som udgangspunkt altid møde op til de arrangementer, hvor der er mødepligt. Såfremt et medlem ikke kan deltage i et sådant arrangement, skal medlemmet melde afbud til den/de ansvarlige.
§5
Bestyrelsen
Stk. 1
Bestyrelsen har ansvaret for foreningens daglige drift og administration samt for at koordinere foreningens arbejde, herunder arbejdsgrupperne.
Stk. 2
Bestyrelsen vælges på generalforsamlingen, som beskrevet i §7.
Stk. 3
Bestyrelsen er beslutningsdygtig når 2/3 af bestyrelsen er tilstede. Der bestemmes ved almindeligt flertal.
Stk. 4
Alle bestyrelsesmøder med åbne punkter på dagsorden er offentlige. Bestyrelsen kan dog lukke enkelte punkter på dagsordenen i forbindelse med eksempelvis personsager.
Stk. 5
Alle bestyrelsesmedlemmer kan indkalde til bestyrelsesmøde. Indkaldelsen skal finde sted minimum 7 dage før mødets afholdelse pr. mail til foreningens medlemmer. Møder kan dog holdes med kortere varsel i tilfælde af, at der skal tages kritiske beslutninger om anliggender, som bestyrelsen ikke har kontrol over.
§6
Bestyrelsesposter
Stk. 1
Bestyrelsen består af følgende poster
- En formand (jf. Stk. 2)
- En næstformand (jf. Stk. 3)
- En gruppeansvarlig (jf. Stk. 4)
- En økonomi-ansvarlig (jf. Stk. 5)
- En bur-ansvarlig (jf. Stk. 6)
- En "praktiske-grise"-ansvarlig (jf. Stk. 7)
- En web-ansvarlig (jf. Stk. 8)
- To menige medlemmer
Stk. 2
Formanden er ansvarlig for at indkalde til og afholde møder med bestyrelsen (jf. §5, Stk 5) eller alle foreningens medlemmer.
Stk. 3
Næstformanden bistår formanden med de i Stk. 2 nævnte ansvarsområder og kan om nødvendigt overtage formandens rolle, såfremt formanden er forhindret.
Stk. 4
Den gruppeansvarlige er ansvarlig for at koordinere foreningens arbejdsgrupper. Dette inkluderer at sørge for at alle grupper udfører deres arbejde, indhente referater fra gruppemøder og sørge for at hver gruppe har en guide ved afslutningen af tutoråret.
Stk. 5
Den økonomi-ansvarlige står for foreningens økonomi. Det er dennes ansvar at der der lægges et budget samt at holde regnskab med foreningens midler. Den økonomi-ansvarlige skal desuden præsentere det reviderede regnskab på den ordinære generalforsamling.
Stk. 6
Den bur-ansvarlige er ansvarlig for arbejdsgruppen "Buret", hvis opgave det er at koordinere tutorarbejdet i selve rusugen.
Stk. 7
Den "praktiske grise"-ansvarlige står for gruppen "de praktiske grise". Denne gruppe hjælper bestyrelsen med de praktiske opgaver i forbindelse med foreningens drift.
Stk. 8
Den web-ansvarlige har ansvaret for foreningens webgruppe, hvis opgave det er at vedligeholde samt udvikle foreningens websider og mailsystemer.
§7
Generalforsamlingen
Stk. 1
Der afholdes ordinær generalforsamling hvert år i november. Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen senest 2 uger før afholdelse. Indkaldelse skal ske ved email til medlemmer samt et opslag på tutorforeningens hjemmeside. Indkaldelsen skal indeholde dagsordenen for generalforsamlingen.
Stk. 2
Dagsordenen skal som minimum indeholde punkterne
- Valg af dirigent, referent samt stemmetællere
- Godkendelse af indkaldelse og dagsorden
- Beretning fra den afgående bestyrelse
- Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse
- Behandling af indkomne forslag
- Valg af princippapir jf. Stk. 5
- Valg til bestyrelsen jf. Stk. 4
- Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen
- Valg af 2 revisorer samt 1 revisorsuppleant
- Eventuelt
Stk. 3
Opstilling som kandidat til bestyrelsen kan meldes til den afgående bestyrelse senest 7 dage før generalforsamlingen, hvorefter dette vil blive lagt op på hjemmesiden inden generalforsamlinge. Man kan også melde sig til opstilling ved generalforsamlingen
Stk. 4
Der stemmes skriftligt om de enkelte poster, i den rækkefølge angivet i Stk. 1, §6. Hver stemmeberettiget medlem kan stemme en gang pr. person der skal vælges. Hvis en kandidat vælges til en post bortfalder dennes kandidatur til andre poster straks. Valget til de enkelte poster afgøres før der stemmes om næste post.
Stk. 5
Der vælges ét princippapir, der udgør grundlaget for bestyrelsens valg af holdtutorer det kommende tutorår. Valget foregår ved skriftlig prioriteret afstemning, hvor alle indkomne forslag prioriteres (full preferential voting). Forslag til princippapirer skal være bestyrelsen i hænde senest 3 dage før generalforsamlingen. Gældende princippapir vil ligeledes være til valg.
Stk. 6
For at blive valgt til enkeltmandsposter skal man have et kvalificeret flertal på over halvdelen af de afgivende stemmer.
Stk. 7
Hvis der ikke opnås kvalificeret flertal ved første valgrunde til en enkeltmandspost, frafalder alle på nær de to kandidater med flest stemmer, hvorefter der stemmes igen mellem de to kandidater.
Stk. 8
I tilfælde af, at der er stemmelighed mellem den kandidat med andenflest stemmer og andre kandidater, vil de ikke frafalde til næste valgrunde.
Stk. 9
I tilfælde af, at der er stemmelighed mellem alle kandidater, vil der være omvalg.
§8
Ekstraordinær generalforsamling
Stk. 1
Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, og skal afholdes, når mindst 1/3 af medlemmerne fremsætter skriftlig begrundet anmodning om det over for bestyrelsen.
Såfremt foreningens medlemmer fremsætter anmodning om afholdelse af ekstraordinær generalforsamling skal denne afholdes senest 4 uger efter anmodningen er kommet til bestyrelsens kendskab.
Stk. 2
Indkaldelsesfristen for en ekstraordinær generalforsamling er 2 uger.
Stk. 3
Dagsordenen til den ekstraordinære generalforsamling skal som minimum indeholde punkterne
- Valg af dirigent, referent samt eventuelle stemmetællere
- Godkendelse af indkaldelse og dagsorden
- Behandling af indkomne forslag
- Eventuelt
Stk. 4
Såfremt anmodningen om afholdelse af ekstraordinær generalforsamling tilkendegiver krav eller ønske om valg af ny bestyrelse skal den ekstraordinære generalforsamling vælge en ny bestyrelse. Valget forløber som det tilsvarende valg på den ordinære generalforsamling. Inden valget skal den afgående bestyrelse fremlægge en beretning.
§9
Tegningsregler og daglig ledelse
Stk. 1
Foreningen tegnes af
- Formanden
- Den økonomi-ansvarlige
Stk. 2
De i Stk. 1 nævnte må hver individuelt disponere over foreningens midler.
§10
Regnskab og revision
Stk. 1
Foreningens regnskabsår er fra generalforsamling til generalforsamling.
Stk. 2
Regnskabet udføres af den økonomi-ansvarlige og revideres af de valgte revisorer.
Stk. 3
Det reviderede regnskab præsenteres og godkendes på generalforsamlingen.
§11
Vedtægtsændringer
Stk. 1
Forslag til vedtægtsændringer skal være bestyrelsen i hænde senest 1 uge før generalforsamlingen hvor de ønskes behandlet.
Stk. 2
Forslag modtaget af bestyrelsen offentliggøres senest 5 dage før generalforsamlingen til alle medlemmer af foreningen.
Stk. 3
Vedtagelse af forslag til vedtægtsændringer kræver 2/3 flertal på generalforsamlingen.
§12
Foreningens opløsning
Stk. 1
Opløsning af foreningen kan kun finde sted på ordinær generalforsamlinger hvor 80% for foreningens medlemmer stemmer herfor.
Stk. 2
Foreningens formue skal i tilfælde af opløsning overgå til en studenterstøttende fond.
§13
Vedtagelse og ikrafttræden
Stk. 1
Disse vedtægter træder i kraft dagen efter vedtagelse.
Stk. 2
Datoen for vedtagelse skal påføres vedtægterne.
Stk. 3
Disse vedtægter erstatter alle tidligere vedtægter.
§14
Bemyndigelse af bestyrelsen
Stk. 1
Bestyrelsen har bemyndigelse til, efter generalforsamlingen, at foretage nødvendige
konsekvensrettelser og sproglige tilretninger i vedtægterne.
Disse ændringer skal offentliggøres på
foreningens hjemmeside.
Yderligere regler
Følgende er de yderligere regler der er udstukket af den siddende bestyrelse (jf. §3 stk. 3 i ovenstående vedtægter).
For at være tutor i Mat/Fys-Tutorforeningen, skal man overholde de regler, der står i foreningens vedtægter, §4.
Desuden skal man overholde de retningslinjer, der er udarbejdet i samarbejde med fakultetet.
For at deltage aktivt i gruppearbejdet, skal man deltage i de møder, som gruppen holder. Afbud med årsag meldes til den gruppeansvarlige. Den gruppeansvarlige står for at give besked til bestyrelsen, hvis et medlem udebliver fra gruppemøderne. Dette vil resultere i en skriftlig advarsel.
Der er mødepligt til stormøderne samt til de RusKursusForberedende Lange Lørdage i foråret. Afbud med årsag meldes til bestyrelsen på best@matfystutor.dk. Ved en enkelt udeblivelse får man en skriftlig advarsel.
Man skal i løbet af sommerferien udfylde tutorbekræftelsen (medmindre man er i Buret). Hvis man ikke gør det inden den deadline, som bestyrelsen fastsætter, betragtes man som udmeldt af foreningen.
Som holdtutor skal man derudover også deltage i rusdagene og så vidt muligt alle holdets timer i perioden efter russtart.
Forseelser af reglerne kan medføre en skriftlig advarsel.
Bestyrelsen vil tage højde for den enkelte tutors antal advarsler og graden af denne/disse advarsler, og kan på baggrund af dette ekskludere den enkelte tutor fra foreningen. Som udgangspunkt vil anden advarsel medføre ekskludering.
Ved ekskludering vil man ikke have adgang til de resterende arrangementer, der vil blive afholdt i Mat/Fys-Tutorforeningen i det pågældende tutorår.
Det er selvfølgelig altid muligt at melde sig ud af tutorforeningen hvis man ikke kan/ønsker at deltage i tutorarbejdet mere. Dette gøres ved at kontakte bestyrelsen.
Du må som tutor ikke score/blive scoret af en rus, før efter hytteturen.